PDF에 서명·도장 넣기 — 종이로 뽑지 않고 계약 끝내는 법

2026년 8월 · 문서 실무

"서명해서 회신 부탁드립니다"라는 메일을 받으면 많은 분들이 출력 → 서명 → 다시 촬영이라는 아날로그 왕복을 합니다. 프린터가 없으면 그마저도 막히죠. 사실 서명 이미지를 한 번만 만들어두면 이 왕복은 영원히 사라집니다. 무료로 하는 방법과, 함께 알아두면 좋은 법적 상식을 정리합니다.

먼저 구분 — "서명 이미지"와 "전자서명"은 다릅니다

이 글에서 다루는 것은 문서에 서명 모양을 넣는 서명 이미지 삽입입니다. 일상 업무의 회신용 서명, 내부 결재, 간단한 동의서에는 이걸로 충분합니다. 반면 공인 인증 기반의 전자서명 서비스(모두싸인, 도장 같은 국내 서비스나 DocuSign 등)는 "누가 언제 서명했는지"를 제3자가 증명해 주는 것으로, 부동산·고액 계약처럼 분쟁 가능성이 있는 문서에 적합합니다. 참고로 우리나라 전자서명법은 전자 방식의 서명도 서명으로서의 효력을 인정하므로, "PDF에 넣은 서명은 무효"라는 속설은 사실이 아닙니다. 다만 어떤 서명이든 핵심은 분쟁 시 입증이라, 중요한 계약일수록 인증 서비스를 쓰는 것이 안전합니다.

방법 1. 폰이라면 — 내장 마크업으로 30초

아이폰은 PDF를 열고 마크업(펜 아이콘) → + → 서명에서 손가락으로 서명을 그려 저장해 두면, 다음부터는 탭 한 번으로 꺼내 크기·위치를 조정해 넣을 수 있습니다. 안드로이드는 드라이브의 PDF 주석이나 갤럭시 PDF 쓰기 기능에서 펜으로 직접 서명하면 됩니다. 받은 문서에 서명해 바로 회신하는 용도로는 이 방법이 가장 빠릅니다.

방법 2. PC라면 — Acrobat Reader의 "채우기 및 서명"

무료 Adobe Acrobat Reader에는 채우기 및 서명 기능이 있습니다. 서명을 마우스로 그리거나, 타이핑하거나, 서명 사진을 불러와 등록해 두면 어떤 PDF에든 클릭으로 배치할 수 있습니다. 맥은 미리보기의 서명 기능(트랙패드로 그리기, 또는 종이에 쓴 서명을 카메라로 인식)이 같은 역할을 합니다.

방법 3. 도장이 필요하다면 — 도장 이미지 만들기

한국 실무에서는 서명 대신 도장이 필요한 경우가 많죠. 흰 종이에 도장을 선명하게 찍고 폰으로 촬영한 뒤, 배경을 투명하게 만들면(폰 기본 편집의 배경 제거 기능이나 무료 배경 제거 도구 이용) 어디에나 얹을 수 있는 도장 이미지가 됩니다. 이 이미지를 위 방법 1·2의 서명 자리에 불러오면 도장 날인이 됩니다. 주의 — 도장·서명 이미지는 그 자체로 위조에 쓰일 수 있는 민감한 파일입니다. 클라우드에 올릴 때는 폴더 접근을 관리하고, 남에게 이미지 파일 자체를 보내는 일은 피하세요.

서명 페이지만 오가는 실무 요령

수십 쪽 계약서 전체를 주고받기 무거울 때는, 범위 추출로 서명란이 있는 페이지만 뽑아 서명한 뒤, 원본에서 해당 페이지를 삭제하고 서명된 페이지를 끼워넣기로 제자리에 넣으면 완성본이 됩니다. 여러 명이 각자 서명한 페이지들을 모아 합치는 방식도 같은 원리고요. 전 과정이 브라우저 안에서 처리되니 계약서가 외부 서버에 오르지 않습니다.

마지막 점검

• 서명 후 저장한 파일을 다시 열어 서명이 제 위치에 보이는지 확인하세요.
• 회신 전 파일명을 정리하세요. 계약서_홍길동_서명완료.pdf처럼요.
• 중요 계약이라면 서명된 최종본을 두 곳에 백업하고, 필요시 암호를 걸어 보관하세요.